Guest Care Receptionist - موظف استقبال Full time

  • Al-Ahli Hospital
  • Doha. Qatar
  • Job Id
    67540
  • Total Applications
    3
  • Career Level
    Entry Level
  • Posted On
    11 May 2022
  • Expired Date
    31 July 2022
  • Gender
    Both
  • Minumum Years of Experience
    2
  • Joining Date
    11 May 2022
  • Employment Type
    Employer
  • Job Role
    Administration
  • Job Status
    Full time
Skills
Administration Time Management Costumer Service Costumer Service & Clients Management communicaton

Main Objective:
To ensure that all hospital guests are taken care of smoothly and efficiently in order to deliver the highest levels of guest care.

Duties & Responsibilities Description:

  • Maintain attendance, punctuality and over all good work performance.
  • Report to supervisor in case of absence, sick leave, emergency leave etc.
  • Handle guest calls, appointment booking, registration, payment, and Insurance procedures.
  • Handle all related insurance and/or payment queries and discrepancies and mistakes once it takes place.
  • Report to supervisor in case of guest complaint, for future action.
  • Assist new department staff with the orientation and training needs.
  • Update the tracking and follow up in cases where the mistake is related to GCD.
  • Be aware of insurance and finance procedure and updates.
  • Communicates and cooperates with doctors, nurses, transcriptionists and other related staff on any operational issues and concerns.
  • Participate in trainings as required.
  • Attends meetings as required.
  • Assist staff from other departments to smoothen the daily work flow.
  • Reports and update reception supervisor about issues, concerns and other operational related matters.
  • Aware of the daily operational details and routine such as doctor’s rosters, blocking, and procedures.
  • To ensure that guest appointments match doctor’s schedules and that the system is updated accordingly.
  • To provide the supervisor with incident report of any potential hazards and/ or accidents.
  • Carry out any other tasks as requested by supervisor and / or manager.

Professional Qualifications:

  • Charismatic, companionate Personality
  • Well experienced with all related skills in the domain of taking care of hospital guests according to the local and international etiquette.
  • Has the professional approach and the ability to liaise with doctors, nurses, back office, and front line peers.
  • Aware of health care regulations and the hospital policies and information.
  • Able to provide clear and concise directions and information to hospital guests.
  • Dynamic and dependable.
  • Positive and proactive with all guests.
  • Excellent communication skills and memory.
  • Patient and reliable at all times.
  • Courteous, friendly and classy.
  • Can work quietly under pressure.
  • Aware of health and safety policies and regulations.
  • Have the ability of multi-task.

Personal Qualifications

  • Representable and good looking
  • Friendly and social
  • Excellent communications skills – written and verbal
  • Meticulous organization and attention to details
  • Fine customer service skills
  • Compassion, diplomacy, social courteousy
  • Motivated, proactive, respectful
  • Team player, helpful

Academic qualifications:

  • University Bachelor’s Degree (4 years post-secondary or equivalent), or a Diploma Degree (2 years post-secondary or equivalent) in the fields of Arts, Literature, Tourism and Hotel Services, or any other related discipline.
  • Experience of at least two years in this profession.
  • Proficiency in both Arabic and English languages, written and spoken.
  • Computer skills.

الهدف الاساسي
التأكد من أن جميع ضيوف المستشفى تتم رعايتهم والعناية بهم بسلاسة وكفاءة من أجل تقديم أعلى مستويات الرعاية لضيوف المستشفى

الواجبات والمسؤوليات
اجادة المهام بشكل عام، اضافة الى الدقة والالتزام بالمواعيد
ابلاغ المشرف في حالة الغياب ، والإجازات المرضية ، والإجازات الطارئة ، إلخ
التعامل مع مكالمات الضيوف، حجز المواعيد، تسجيل الضيوف ، انجاز معاملات الدفع ، وإجراءات التأمين
التعامل مع جميع الاستفسارات المتعلقة بالتأمين و / أو الدفع والفروقات والاخطاء حال حصولها
احاطة المشرف فور حال وجود شكوى لضيف للقيام باتخاذ الإجراءات اللازمة
مساعدة الموظفين الجدد في احتياجاتهم وتوجيهم وتدريبهم
القيام بالتحديث والمتابعة حال ارتكاب الخطأ
المعرفة بإجراءات التأمين والتمويل والتحديثات المتعلقة بهما
التواصل والتعاون مع الأطباء، والممرضات، والكتبة، والموظفين الآخرين ذوي الصلة باجراءات العمل اليومية
المشاركة في الدورات التدريبية كما هو مخطط
حضور الاجتماعات كما هو مخطط
مساعدة الموظفين من الإدارات الأخرى لتسهيل ظروف العمل اليومي
رفع التقارير للمشرف حول المخاوف ومهام العمل اليومية
على بينة من تفاصيل العمل التشغيلية والروتين اليومي، مثل تنسيق و ضبط مواعيد جداول الاطباء وتحديثها بشكل دوري
ضمان تطابق مواعيد الضيف مع جداول الطبيب وتحديث النظام وفقا لذلك
رفع تقرير رسمي للمشرف المسؤول حال رصد خطر، او حدوث طارئ ، او وقوع حادث
القيام بأي مهام أخرى بناءأ على طلب المشرف و / أو المدير

المؤهلات المهنية
شخصية متميزة وعطوفة
أمتلاك الخبرة في المهارات ذات الصلة في مجال رعاية ضيوف المستشفى وفقا لآداب السلوك المحلية والدولية
امتلاك النهج المهني والقدرة على التواصل مع الأطباء والممرضات وجميع موظفي المستشفى في المكاتب الداخلية والزملاء في مكاتب الاستقبال
المعرفة بلوائح الرعاية الصحية وسياسات المستشفى والمعلومات
القدرة على تقديم المعلومات والتعليمات الواضحة لضيوف المستشفى
امتلاك النشاط وامكانية الاعتماد عليه/ ها
الإيجابية والمبادرة في رعاية الضيوف
مهارات اتصال ممتازة والقدرة على التذكر
صبور يمكن الثقة به/ها في جميع الأوقات
مهذب/ ة وودود/ ة وأنيق/ ة
قدرة العمل بهدوء حتى لو كان/ت تحت الضغط
على معرفة بسياسات ولوائح الصحة والسلامة
القدرة على انجاز مهام متعددة بوقت واحد
إمكانيات التطور والتقدم بالعمل

المؤهلات الشخصية
شخصية متعاونة تمتلك روحية التعاون مع فريق العمل
الاناقة وحسن المظهر
مهارات تواصل ممتازة
القدرة على متابعة الاستفسارات وتوجيهها بموضوعية
دقة التنظيم والقدرة على الاهتمام بالتفاصيل
مهارات متميزة في خدمة العملاء وانجاز الاعمال المكتبية
الرأفة، والدبلوماسية، واللياقة الاجتماعية
امتلاك شخصية اجتماعية ودودة قادرة على كسب الاحترام

المؤهلات الأكاديمية
شهادة جامعية ، أو شهادة دبلوم (2 سنتين بعد الثانوية او ما يعادلها ) في تخصصات الاداب، الفنون، السياحة، الفندقة، او اي تخصص آخر ذو صلة
خبرة لا تقل عن السنتين في هذه المهنة
اجادة اللغتين العربية والانجليزية، كتابة وتحدثا بطلاقة
اجادة كاملة للعمل على الحاسوب الالي

Initially conceptualized by ten Qatari businessmen in1989, Al-Ahli Hospital was sketched as a 100-bed profit-based hospital to specialize in Pediatrics, Obstetrics and Gynecology. After a year of project envisage, this motivated private group of shareholders approached his highness the Emir Sheikh khalifa Bin Hamad Al-Thani for his assistance; and in 1990 several hectares of land located in Ahmed Bin Ali street (its present location) was awarded to them by the government of Qatar conditional to building a new healthcare facility.